Nell’ambito della terapia farmacologica l’idea di passare da uno strumento di lavoro cartaceo a uno informatizzato è scaturita in parte da una difficoltà nella pratica clinica e dall’altra dalla consapevolezza che l’agire professionale, in questo caso infermieristico e medico, debba sempre essere sostenuto dal valore della sicurezza di pazienti e operatori. Il Foglio Unico di Terapia - unico perché utilizzato dai medici per la prescrizione e dagli infermieri per la somministrazione - prevede una compilazione scritta e manuale. Si tratta di un impegno quotidiano per gli infermieri. E lo è anche per i medici, in caso di modificazioni del piano terapeutico, talvolta periodico e più impegnativo nel caso della completa trascrizione al termine dei 15 giorni di somministrazione. Tale sistema comporta dei rischi legati a: leggibilità difficoltosa della prescrizione, per la grafia non sempre comprensibile; errori di trascrizione della prescrizione nella copiatura del foglio, che concorrono a provocare altri errori nella somministrazione della terapia stessa; uniformità relativa alla modalità di indicazione del farmaco prescritto: talvolta nomi commerciali diversi sono riferiti allo stesso principio attivo. Inoltre la copiatura del foglio richiede un significativo periodo di tempo nella trascrizione e comporta la necessità di preparare il nuovo foglio di terapia con un certo anticipo rispetto al termine del periodo stabilito.

LIMITI E RISCHI
I limiti e i rischi vissuti in prima persona dagli operatori hanno condotto a questa riflessione, che è stata supportata anche da un’analisi FMECA (Failure Mode, Effects, and Criticality Analysis) sulle fasi di prescrizione, preparazione e somministrazione condotta da diversi gruppi di analisi del rischio clinico delle diverse strutture della Fondazione San Camillo, compreso il nostro. Tutti ci siamo convinti, operatori e direzioni, che valesse la pena investire energie in questo progetto, ponendoci i seguenti obiettivi: rendere inequivocabile la prescrizione della terapia farmacologica; rendere leggibile e identificabile la firma del medico che prescrive la terapia farmacologica e quella dell’infermiere che la somministra; indicare il farmaco prescritto secondo il nome del principio attivo, attraverso un meccanismo automatico di scelta e di segnalazione dell’equivalenza tra nome commerciale e nome del principio attivo; indicare in tempo reale, attraverso meccanismi automatici di segnalazione, la mancanza di dati nella prescrizione (nome del farmaco, posologia, forma farmaceutica, orario di somministrazione, parametri per la somministrazione, firma del medico, firma dell’infermiere) o limiti temporali (durata della prescrizione); ottimizzare il tempo necessario per la compilazione della prescrizione; rendere condivisibile, per via informatica, il foglio unico di terapia tra medici e infermieri; revisionare la procedura sulla prescrizione e somministrazione dei farmaci.

LE FASI DEL PERCORSO
La prima fase ha visto principalmente coinvolto il servizio informativo e informatico. La scelta non è stata quella di utilizzare un prodotto presente sul mercato ma, stabiliti i criteri di massima, di costruirlo con una impostazione “flessibile” predisposta, in modo da accogliere le esigenze dei fruitori nel rispetto della normativa vigente. Il prodotto è stato così presentato a tutti i responsabili e servizi coinvolti che hanno, in più fasi, cercato di apportare accorgimenti, modifiche o piccole innovazioni, in base a competenze e abilità di ciascuno. Quando al gruppo di lavoro è sembrato che lo strumento fosse sufficientemente completo, si è cominciato a riflettere sulla possibile reazione che spesso accompagna un cambiamento: la resistenza all’utilizzo di uno strumento “nuovo”, che inevitabilmente andava a modificare una modalità operativa. Da qui è iniziata la seconda fase del progetto: pensare una modalità per permettesse ai principali fruitori (medici e infermieri) di cominciare a conoscere e manipolare lo strumento. Sono stati quindi organizzati laboratori a piccoli gruppi di 4/5 persone formati da medici e infermieri, con un referente del C.E.D. (Centro Elaborazione Dati). Il lavoro, che ha coinvolto tutti i medici, gli infermieri e i coordinatori infermieristici del Presidio, prevedeva una prima presentazione a video del sistema e, soprattutto, l’utilizzo simulato nella fase di prescrizione e somministrazione della terapia. Sono stati momenti importanti, che hanno permesso, da una parte, di considerare e far emergere le situazioni che si possono presentare nella pratica clinica con tutte le variabili, e dall’altra di comprendere come tradurle in modalità di lavoro fluide e sicure. Una volta conclusasi la sperimentazione, è stato scelto il reparto Azzurro per mettere in pratica il Foglio Unico di Terapia informatizzato, con le conseguenti modalità operative: consegna e verifica della funzionalità degli strumenti: tablet, cavo, rete wi-fi; recupero delle modalità di utilizzo tra gli infermieri e i medici del reparto attraverso l’inserimento di una scheda “esercitazione”; sperimentazione del F.U.T. su due pazienti, mantenendo il doppio strumento per tre settimane ; estensione del nuovo F.U.T. a tutti i pazienti. Si è trattato di un momento impegnativo che ha coinvolto medici e infermieri, accompagnati dagli operatori del C.E.D. che hanno supportato in questa fase il personale sanitario apportando, in tempi brevissimi, le modifiche necessarie e prioritarie per garantire la sicurezza di pazienti e professionisti. Per il futuro, le prospettive e le azioni riguardano: perfezionamento dello strumento, in particolare per i sistemi di alert, in modo da supportare gli operatori al mantenimento di un alto livello di attenzione; utilizzo del F.U.T. informatizzato in tutte le aree; integrazione del sistema con un braccialetto identificativo del paziente che, oltre ai dati anagrafici, avrà un codice a barre, grazie al quale un lettore ottico collegherà direttamente il paziente al foglio di terapia corrispondente; collegamento di questo sistema con quello di approvvigionamento dei farmaci.
 

LE PERSONE, LE RELAZIONI, L'ORGANIZZAZIONE
Parlando del nuovo sistema si potrebbe banalmente correre il rischio di sintetizzare pochi aspetti concreti, legati a informatica e tecnologia. Ma l'opportunità di studiare e sperimentare un nuovo strumento di lavoro ci ha permesso di mettere in campo l’insieme di risorse immateriali che, in una azienda, contribuiscono alla creazione di valore: il Capitale Intellettuale. Ovvero.
Le persone: ci si è dovuti, inizialmente, misurare con le proprie conoscenze, limiti ed emozioni per svolgere con una logica nuova (sistema informatico) e con una tecnologia nuova (tablet) la stessa attività praticata da anni (prescrizione e somministrazione del farmaco); si è creata una sorta di solidarietà professionale, con i più esperti che si sono messi a disposizione. Questo ha generato piccoli gruppi in cui sperimentare e prendere confidenza con il nuovo sistema.
Le relazioni, in particolare all’interno del Presidio: una collaborazione attiva con il C.E.D (che parla una lingua diversa dalla nostra); un rafforzamento del rapporto di fiducia (professionale) su diversi piani: tra medici e infermieri, per aiutarsi e autocorreggersi rispettando le diverse competenze; tra operatori sanitari e tecnici, superando la rigidità di entrambi nell’arroccarsi all’idea che l'aspetto sanitario sia prevalente su quello tecnico/tecnologico, e viceversa; tra operatori e Direzioni, nella convinzione di voler andare tutti nella stessa direzione, creando nuove modalità operative per la sicurezza e il comfort della persona assistita e gli operatori.
L’organizzazione: l’inserimento di un nuovo “elemento” in un sistema significa modificare le dinamiche del gruppo di lavoro e le modalità operative: ci costringe a ripensare all’organizzazione delle attività, trasformando il “saper fare” in “saper fare insieme”.