L’idea di questo progetto è nata dalla necessità di trasformare un processo manuale, attuato da un singolo operatore (SAP, Servizio Accompagnamento Pazienti), in uno strumento elettronico, condiviso da tutti i servizi del Presidio. L’obiettivo principale è quello di avere a disposizione, attraverso un’applicazione web, un calendario elettronico dove poter inserire, modificare e visualizzare le attività quotidiane dei pazienti: fisioterapia, logopedia, musicoterapia, neuropsicologia, psicologia, servizio civile e terapia occupazionale.

I motivi che ci hanno stimolato alla creazione di questo progetto sono stati: essere vincolati a un foglio di carta con alta probabilità di errore; dover contattare lo stesso operatore per qualsiasi modifica del piano di lavoro; non poter avere visione di questo documento in tempo reale; la necessità di avere non solo una visione giornaliera ma anche periodica delle attività.

Gli obiettivi attesi al termine del progetto erano: accesso al calendario da qualsiasi device (PC, Tablet, Smartphone) all’interno della struttura.; possibilità di modificare in tempo reale le attività dei pazienti; possibilità di sapere esattamente dove si trova il paziente in ogni momento della giornata; gestione senza errori dei flussi dei pazienti da parte dell’operatore del SAP; possibilità di filtrare il calendario per giorno, settimana, mese, terapista, paziente, servizio; possibilità di inserire la presenza o assenza del paziente direttamente dal calendario; possibilità di segnalare in maniera puntuale specifiche richieste (luogo della prestazione, preparazione del paziente, autonomia del paziente…)

IL PROCEDIMENTO
Il progetto, in una prima fase, si è sviluppato analizzando il documento cartaceo insieme all’operatore SAP per poter capire quali informazioni eliminare e quali invece trasferire nel calendario elettronico. Successivamente, gli operatori del servizio informatico, una volta individuato lo strumento adeguato, hanno iniziato lo sviluppo dell’applicativo. All’interno di periodiche riunioni di equipe è stato presentato l’avanzamento dei lavori prendendo in esame le richieste dei vari servizi e cercando di apportare le modifiche più adeguate.

In seguito, è stato individuato un reparto pilota per la sperimentazione dello strumento per un periodo di due mesi, durante il quale sono state raccolte le criticità e le ulteriori richieste emerse dall’uso quotidiano dello strumento. Apportate le dovute migliorìe, vi è stato un breve periodo di formazione per gli operatori di tutti i servizi, dopodiché l’applicativo è diventato operativo. Questo progetto si inserisce in un processo di cambiamento in atto già da qualche anno all’interno del Presidio con lo scopo di informatizzare processi rigidi e manuali al fine di renderli facili da utilizzare, condivisibili, misurabili e flessibili in modo da mantenere la nostra struttura al passo coi tempi.

L’utilizzo del CAPE ci ha fatto capire l’importanza di questa innovazione e le sue potenzialità, che per essere completamente espresse dovrebbero però essere adeguatamente supportate dagli attori del progetto attraverso un confronto costruttivo che possa portare idee nuove.È auspicabile che questo progetto possa essere uno stimolo sia per l’implementazione di altri progetti futuri in questi ambiti, sia per il continuo sviluppo di questo strumento, in modo da renderlo sempre più completo e ricco di funzionalità utili nel lavoro quotidiano.